Le réseau Rayonn’Elles est géré et animé par :

• Claire, agissant en son nom propre,

• Anne-Sophie, agissant en son nom propre.

Ces deux personnes sont conjointement responsables du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l’inscription, de la participation aux sessions et de l’utilisation de l’espace communautaire Slack.

Elles peuvent être contactées pour toute question relative à la protection des données personnelles à l’adresse suivante : rayonnelles@gmail.com.

Leur rôle inclut :

• la collecte, le stockage et l’utilisation des données strictement nécessaires à la gestion et au bon fonctionnement du réseau,

• la sécurisation des informations,

• la facilitation de l’exercice des droits des membres conformément au RGPD.

Dans le cadre de l’inscription et de la participation au réseau Rayonn’Elles, les responsables du traitement collectent uniquement les données nécessaires à la gestion et au fonctionnement du réseau.

Ces données incluent :

• Données d’identification : prénom, nom, adresse email, photo professionnelle facultative (pour identification et communication interne).

• Données professionnelles : activité ou entreprise, description du projet ou des missions, objectifs et raisons d’adhérer au réseau.

• Données de connexion : dates et heures de participation aux sessions, interactions sur Slack ou autres espaces communautaires.

Les échanges au cours des sessions 1 vs 1 ne sont pas enregistrés et ne constituent pas une collecte de données par Rayonn’Elles.

Les informations collectées sont utilisées exclusivement pour la gestion du réseau, la planification et l’animation des sessions, et la communication interne avec les membres.

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour :

• Gérer les candidatures et vérifier l’éligibilité des participantes.

• Organiser les sessions de networking et l’accès à l’espace Slack.

• Communiquer avec les membres pour les invitations, informations pratiques et mises à jour du réseau (consentement explicite requis pour l’envoi de newsletters ou communications internes).

• Permettre la communication promotionnelle du réseau avec consentement explicite pour l’utilisation de prénom, activité et photo (site web, réseaux sociaux, newsletters externes).

• Assurer le suivi administratif des participantes et l’historique des sessions.

• Garantir la sécurité du réseau et prévenir les comportements inappropriés ou le non-respect des règles.

Le traitement des données repose sur :

• Le consentement des membres pour l’utilisation de leurs données à des fins de communication interne (newsletters, Slack) ou externe et promotionnelle (prénom, activité, photo), consentement libre, spécifique et révocable.

• L’intérêt légitime de Rayonn’Elles pour gérer et organiser le réseau, assurer un cadre sécurisé et structuré, organiser les sessions et maintenir la qualité et le bon fonctionnement des échanges.

• Les mesures précontractuelles : traitement nécessaire pour gérer la candidature et vérifier l’éligibilité des participantes.

Les données personnelles collectées ne sont ni vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Les informations communiquées dans Slack ou lors des sessions restent entre membres et doivent respecter la confidentialité et le cadre du réseau.

Rayonn’Elles peut partager certaines informations personnelles (prénom, activité, photo) uniquement avec le consentement explicite, libre et révocable de la membre, pour la mention dans la communauté ou à des fins de communication promotionnelle.

Les données peuvent être transmises aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du réseau (hébergement, visioconférence, gestion de Slack), sous engagement de confidentialité.

Rayonn’Elles peut être amené à divulguer certaines informations uniquement lorsque la loi l’exige (ex. réclamations ou obligations légales).

Les données des candidates non admises sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’examen de la candidature, puis supprimées.

Les données des membres actifs sont conservées tant que la participation au réseau est effective.

Lorsqu’une membre quitte le réseau, ses données personnelles sont effacées ou anonymisées dans les meilleurs délais et au plus tard sous 30 jours.

Les données collectées pour communications internes (newsletters, Slack) ne peuvent être utilisées qu’avec le consentement explicite de la membre et le retrait du consentement empêche toute utilisation pour cette finalité.

Les données collectées pour promotion externe (photo, prénom, activité) ne peuvent être utilisées qu’avec le consentement explicite de la membre et le retrait du consentement empêche toute utilisation pour cette finalité.

La durée de conservation peut être réévaluée si un objectif légal ou réglementaire le justifie.

Conformément au RGPD, chaque membre dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir une copie des données personnelles détenues par Rayonn’Elles.

• Droit de rectification : corriger toute information inexacte ou incomplète.

• Droit à l’effacement : toutes les données personnelles d’une membre sont supprimées concomitamment avec la fin de sa participation au réseau.

• Droit à la limitation du traitement : suspendre temporairement ou partiellement l’utilisation de certaines données pour communications internes ou promotion externe, tout en restant membre et en participant au réseau.

• Droit d’opposition : refuser totalement l’utilisation de ses données pour communications internes ou promotion externe. Contrairement à la limitation, l’opposition entraîne l’arrêt complet et définitif pour cette finalité.

• Droit à la portabilité : recevoir les données personnelles fournies dans un format structuré et lisible par machine, lorsque cela est techniquement possible.

Les demandes relatives à l’exercice de ces droits peuvent être adressées par email à rayonnelles@gmail.com, et seront traitées dans les délais prévus par le RGPD.

Rayonn’Elles met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles des membres :

• Contrôle d’accès : seules les deux responsables du réseau et les personnes autorisées à gérer les candidatures, organiser les sessions et administrer les espaces communautaires (Slack, formulaires, outils internes) ont accès aux données personnelles.

• Protection des données : utilisation de mots de passe sécurisés, chiffrement des fichiers sensibles et des échanges d’emails contenant des informations personnelles, ainsi que configuration sécurisée des outils utilisés (Slack, Meet/Zoom, Google Workspace, System.io).

• Prévention des risques : mise en place de sauvegardes régulières, stockage sécurisé des informations, et mesures pour éviter toute perte, altération ou diffusion non autorisée des données.

• Limitation du traitement : les données ne sont accessibles et traitées que pour les finalités définies dans la présente politique (gestion des candidatures, organisation des sessions, communication avec les membres) et pour les opérations nécessaires au fonctionnement du réseau.

• Sensibilisation et confidentialité : toutes les personnes autorisées sont informées de l’importance de la confidentialité et des bonnes pratiques pour protéger les données personnelles.

Ces mesures sont régulièrement réévaluées afin de s’adapter aux évolutions techniques et garantir un niveau de sécurité approprié au regard des risques identifiés.

Rayonn’Elles s’efforce de conserver les données personnelles exclusivement au sein de l’Union européenne. Certains outils utilisés pour le fonctionnement du réseau - notamment Slack, les solutions de visioconférence (Meet, Zoom), la suite Google pour la documentation interne et les formulaires, ainsi que System.io pour la page d’accueil et d’inscription - peuvent impliquer un transfert de données vers des serveurs situés hors UE.

Dans ce cas :

• Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types conformes au RGPD ou par des mécanismes équivalents garantissant un niveau de protection adéquat.

• Seules les données strictement nécessaires au fonctionnement de ces services sont transférées.

• Rayonn’Elles reste responsable de la protection et de la confidentialité des données lors de ces transferts.

Certaines informations personnelles des membres peuvent être utilisées à deux finalités distinctes :

• Communication interne : newsletters, messages Slack ou autres communications relatives au fonctionnement et à l’animation du réseau.

• Promotion externe : prénom, activité professionnelle et photo utilisées à des fins de visibilité du réseau (site web, réseaux sociaux, newsletters externes, supports promotionnels).

L’utilisation de ces données pour chacune de ces finalités ne peut intervenir qu’avec le consentement exprès et séparé de la membre, donné lors d’une action spécifique (ex. case à cocher lors de l’inscription ou formulaire dédié).

Le consentement est libre, spécifique, éclairé et peut être retiré à tout moment.

À cet égard, le retrait du consentement pour une finalité (communication interne ou promotion externe) empêche toute utilisation ultérieure des données pour cette finalité.

Ce retrait n’affecte pas la participation de la membre au réseau, ni la conservation des données nécessaires au fonctionnement du réseau et à l’organisation des sessions.

Rayonn’Elles se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment afin de :

• Se conformer à de nouvelles obligations légales ou réglementaires (y compris le RGPD et toute législation nationale applicable),

• Adapter la politique aux évolutions du fonctionnement du réseau, aux outils utilisés ou aux pratiques de traitement des données.

Toute modification fera l’objet d’une notification préalable aux membres, par email ou via l’espace communautaire Slack. L’utilisation continue du réseau après notification constitue acceptation tacite de la politique mise à jour.

En cas de désaccord avec une modification, chaque membre a la possibilité de retirer sa participation au réseau, ce qui entraînera la suppression concomitante de ses données personnelles conformément aux dispositions des articles relatifs à la durée de conservation et au droit à l’effacement.